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湘電大校通[2008]90號
關(guān)于做好08秋開放教育新生學(xué)籍電子注冊的通知
各分校：
??? 根據(jù)《教育部關(guān)于做好2008-2009學(xué)年度現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育試點(diǎn)高校網(wǎng)絡(luò)高等學(xué)歷教育招生工作的通知》（教高[2008]6號）和中央電大《關(guān)于開放教育新生學(xué)籍電子注冊的緊急通知》（電大招〔2008〕7號）要求，從2008年秋季起，開放教育新生學(xué)籍電子注冊信息須報教育部高等教育司備案。電子注冊信息包括姓名、有效證件名稱、民族等基本信息以及新生電子照片。為做好這項(xiàng)工作，省校研究制訂了工作方案，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、新生學(xué)籍電子注冊工作由省校招生辦統(tǒng)一組織。
二、新生注冊基本信息與電子照片采用分別采集、分別上報、統(tǒng)一注冊的方式進(jìn)行。新生注冊基本信息仍通過電子公務(wù)招生報名管理系統(tǒng)報省校，新生電子照片通過數(shù)據(jù)包或壓縮光盤的形式報省校。
三、關(guān)于新生電子照片
1．新生電子照片由各分校安排采集。分校自行確定電子照片的采集方式、時間和地點(diǎn)。
2．電子照片要求為彩色圖像、背景為藍(lán)色、被拍攝人著白色或淺色系衣服、寬x高為150x210、文件大小不能超過40K，并按照1人1個圖像文件的方式存儲。圖像文件采用學(xué)生身份證號命名（無身份證的學(xué)生，采用軍官證、護(hù)照等其他有效身份證件號命名），圖像文件格式為“jpg”。
教學(xué)點(diǎn)給電子照片圖片文件命名后，應(yīng)及時在招生報名管理系統(tǒng)的離線系統(tǒng)中上傳該學(xué)生的電子照片。
3．新生電子照片以數(shù)據(jù)包形式在教學(xué)點(diǎn)、省校和中央電大之間報送。新生電子照片采集、存儲和報送工作流程見附件。
四、各分校應(yīng)于2008年9月7日前將2008年秋季新生注冊基本信息及電子照片報省校。
做好新生學(xué)籍電子注冊工作，是加強(qiáng)對高等學(xué)歷教育招生工作規(guī)范管理的重要舉措。請各分校給予高度重視，按照中央電大和省電大有關(guān)要求，并結(jié)合本地所屬教學(xué)點(diǎn)實(shí)際情況，認(rèn)真制定具體實(shí)施方案并組織實(shí)施，確保新生學(xué)籍電子注冊工作的順利完成。執(zhí)行過程中遇到問題，請及時與省校招生辦聯(lián)系。
聯(lián) 系 人：湯慧、雷鮮
聯(lián)系電話：（0731）2821057、2821952
傳??? 真：（0731）5070882
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附件：湖南廣播電視大學(xué)開放教育新生學(xué)籍電子注冊工作流程
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湖南廣播電視大學(xué)
二○○八年七月九日
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主題詞：開放教育? 學(xué)籍? 注冊 ?通知
湖南廣播電視大學(xué)辦公室????????? ?????2008年7月9日印發(fā)
錄入：彭蘭紅?????????? 校對：雷 鮮?????? ??????共印20份
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附件：
湖南廣播電視大學(xué)開放教育新生學(xué)籍電子注冊工作流程
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一、工作流程圖（見招生網(wǎng)）
二、相關(guān)說明
1. 給學(xué)生登記材料編號
為保證學(xué)生基本信息與電子照片準(zhǔn)確對應(yīng)，教學(xué)點(diǎn)在組織學(xué)生報名、填寫《報名登記表》時，應(yīng)給學(xué)生填報的相關(guān)材料進(jìn)行編號（編號為學(xué)生身份證、軍官證、護(hù)照等有效身份證件號碼）。
2．采集（收集）學(xué)生電子照片
學(xué)生電子照片采集（收集）由分校統(tǒng)一安排，可安排報名新生集中采集或在學(xué)生報名時隨時采集（收集）。采集（收集）時要做好登記工作，注意處理好學(xué)生電子照片與基本信息的對應(yīng)關(guān)系。
3．學(xué)生電子照片命名
采集（收集）電子照片后，要及時對電子照片進(jìn)行命名。電子照片文件名要與學(xué)生報名登記材料保持一致（即以學(xué)生身份證、軍官證、護(hù)照等有效身份證件號碼命名）。
4．教學(xué)點(diǎn)向離線系統(tǒng)上傳學(xué)生電子照片
教學(xué)點(diǎn)需在離線系統(tǒng)中上傳學(xué)生電子照片。學(xué)生電子照片上傳后，系統(tǒng)將自動核對更改電子照片文件名(有效身份證件號碼.jpg)，并將電子照片存儲到指定文件夾(c:/Program Files/招生報名離線系統(tǒng)/學(xué)生電子照)。
5．電子照片打包上傳省級電大
新生電子照片通過數(shù)據(jù)包或壓縮光盤的形式報送。教學(xué)點(diǎn)應(yīng)按照省校要求，在規(guī)定時間內(nèi)將教學(xué)點(diǎn)采集的新生電子照片打包上報省校(注：打包上傳的是c:/ Program Files/招生報名離線系統(tǒng)/ 學(xué)生電子照目錄下的“學(xué)生電子照”這個文件夾)。
6．省級電大刪除不合格學(xué)生電子照片
省校在新生入學(xué)資格審核復(fù)審之后，及時在招生報名管理系統(tǒng)刪除復(fù)審不合格的學(xué)生信息，同時在教學(xué)點(diǎn)上報的新生電子照片數(shù)據(jù)包中刪除相應(yīng)學(xué)生的電子照片信息。
7．電子照片加工處理
教學(xué)點(diǎn)及省級電大在報送電子照片前應(yīng)做好相應(yīng)的處理工作，保證處理結(jié)果符合教育部要求。
8．省級電大打包報送學(xué)生電子照片
新生電子照片由省級電大以數(shù)據(jù)包或光盤形式報送中央電大。省級電大整理新生電子照片數(shù)據(jù)包時，以省級電大為單位分別建立文件夾保存和報送。數(shù)據(jù)包以省級電大名稱命名。
9．中央電大審核學(xué)生電子照片
中央電大負(fù)責(zé)審核省級電大報送新生電子照片數(shù)量是否與省級電大招生總數(shù)相符。
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